Comment se sauver des emails

Comme souvent dans l’année je pars tout à l’heure en déplacement à l’étranger pour quelques jours. Et même si par delà nos frontières il est facile de rester connecté à mes mails, le décalage horaire et d’autres priorités ne rendent pas les interactions faciles. Depuis quelques temps le site emailcharter.org propose une charte du “bon usage de l’email”. Cette charte se propose de nous sauver des avalanches de mails quotidiens et elle repose sur 10 règles essentielles :

1. Respecter le temps du récipiendaire

C’est la règle essentielle. En tant qu’expéditeur d’un mail, c’est à vous de faire en sorte que le temps de le traiter soit minimal. Même si cela vous demande plus de temps à vous avant de l’envoyer.

2. Bref ou lent ne sont pas impolis

Mettons-nous d’accord arrêter de nous stresser mutuellement. C’est OK de ne pas répondre à un mail immédiatement, et c’est aussi OK de ne pas répondre dans les moindres détails. Une réponse brève n’a pas à être perçue comme grossière. Allons à l’essentiel.

3. Privilégier la clarté

Commençons nos mails avec une ligne qui indique clairement le sujet, voire même une catégorie comme [Info], [Action], [Peu urgent]. Ici aussi faisons court sans circonvolution élaborée et supprimons les polices, ou couleurs bizarres. Si le texte doit avoir plus de cinq phrases, prenons soin de l’architecturer pour autoriser une lecture rapide.

4. Oblitérer les questions ouvertes

Arrêtons les longs mails arides se terminant par “Tu en penses quoi ?”. Même les questions ouvertes bien intentionnées comme “Comment puis-je t’aider ?” ne sont pas d’un grand secours. Là aussi simplifions pour aller à l’essentiel : “Est-ce que je peux t’aider en a) appelant le client b) passant le voir c) te laisser gérer l’affaire ?”.

5. Oublier le CC

Les CC sont un virus : ils se reproduisent à une vitesse explosive et freine dramatiquement les temps de réponse. Dans le pire des cas où nous recevons un tel mail, évitons l’impulsion du “Répondre à tous”. Voire, de répondre.

6. Couper les citations

Certains mails s’appuient sur une citation d’un autre mail pour apporter un contexte précis. S’il y a plus de trois réponses successives, nous allons traîner une liste de citations encyclopédique. Enlevons donc tout ce qui n’est plus pertinent pour couper le temps de lecture. Et si les réponses doivent s’enchaîner rapidement, pourquoi finalement ne pas prendre le téléphone ?

7. Attaquer les pièces jointes

Supprimons toute forme d’attachement qui nous oblige à ouvrir d’autres logiciels pour prendre connaissance du mail. La plupart du temps il est plus simple d’envoyer un texte dans le corps du mail, plutôt que joindre un fichier Word ou PDF. Ou encore mieux, un résumé du document (voir point 1).

8. Offrir des EOM ou NNTR

En appliquant la plupart de ces principes, notre mail va probablement tenir dans le titre. Dans ce cas il suffit de rajouter à la fin de ce titre un EOM (“End of Message”). Il est aussi possible de finir une note par un NNTR (“No need to respond”). Ce sont deux actes de grande générosité.

9. Supprimer les réponses creuses

Nous n’avons pas à répondre à tous les mails, et surtout pas à ceux qui enfreignent tous les principes listés ci-dessus. A un email disant “Merci pour ta note, je suis d’accord”, inutile de renvoyer un “Super !”.

10. Déconnecter

Régulièrement apprenons à prévoir des demi-journées sans mail. Rappelons-nous que dans les cas d’urgence votre téléphone fonctionne encore. Pour certains périodes il n’est pas idiot de mettre un répondeur : “Bonjour, je suis en déplacement toute la semaine et ne pourrais pas répondre aussi efficacement que d’habitude à tous mes mails”.

Et à titre personnel je rajouterais un double principe de traitement radical de votre boîte de réception (testé et approuvé) :

11. Spam & Flush

Si certaines personnes persistent à vous envoyer des mails enfreignant chacune de ces règles de savoir-vivre à la fois. N’hésitez pas à les mettre en Spam en leur indiquant poliment que leur adresse email semble déclencher votre anti-spam, et qu’ils devraient probablement alléger leurs envois. Rien ne vous empêche d’aller voir une fois par semaine ce qui est parti en Spam… En corollaire n’hésitez pas si vous vous laisser enterrer par 800 mails non lus de tout supprimer. Rassurez-vous il n’y aura pas mort d’homme et ce qui est vraiment important va vite vous retrouver. Le reste aura été éliminé par magie.